Foro de Ayuda IntercambiosvirtualeS - [TUTORIAL] Reducir el tamaño de las presentaciones PowerPoint

En el siguiente tutorial van a aprender unos pequeños truquillos que cuando terminen de leer hubieran deseado haberlos aprendido hace mucho tiempo.
Para comenzar he decir que ningún paso de los que a continuación van a ver son inventados por mí, esto solo es una recopilación de mucha información que he conseguido por internet de otras personas que lo hicieron antes que yo, pero ninguno tuvo la idea de juntar toda esa información y hacer un tutorial para que el resto podamos hacer nuestros PowerPoint lo más ligeros posibles.

http://imgur.com/jh6ri.png Compresión de imágenes
Una vez finalizada nuestra presentación PowerPoint y antes de generar nuestro archivo .PPSX (presentación de diapositivas) seleccionamos una imagen cualquiera y nos dirigimos a la cinta de Formato de Imagen o podemos hacerlo directamente haciendo doble click sobre esta.

http://i.imgur.com/haGTX.png

Pulsamos sobre el botón http://i.imgur.com/nuMqr.png que esta situado en la parte izquierda de la cinta. Nos aparecerá un cuadro que nos indicará si el ajuste va a ser para todas las imágenes del documento o solo para la que hemos seleccionado.

http://i.imgur.com/kN5hA.png

Una vez decidido si el ajuste será para varias fotos o no pulsamos en el botón Opciones. Nos aparecerá otro cuadro para que indiquemos los nuevos ajustes. Si no conocemos bien estos, lo más fácil es colocar los ajustes como se ven en la imagen y Aceptar todos los cambios.

http://i.imgur.com/TgxT8.png

Una vez realizado este primer paso habremos reducido el tamaño del archivo de una manera considerable. No se puede considerar un tamaño fijo ya que este proceso depende del tamaño de las imágenes, la compresión que se pueda aplicar sobre ellas, etc.…

http://imgur.com/9k50M.png Compresión del sonido
Otro componente que debemos aligerar para poder reducir el tamaño de nuestro proyecto final es el sonido o sonidos que se hayan incorporado a nuestra presentación.

Citado en Internet Total, que lo hacía con insertar - películas y sonidos - sonido de archivo, y no lo incrustaba sino que lo vinculaba. Es decir, la presentación buscaba el archivo de sonido ubicado en mi disco duro, de modo que si lo enviaba, al no encontrar el archivo en el disco duro de mi amigo, pues no se reproducía.
El primer problema resultó ser el tamaño del archivo. Se ve que por defecto PowerPoint no incrusta, sino que vincula localmente, los archivos insertados que sean mayores de 100 KB.
Este tamaño límite a partir del cual vincula y por debajo del cual incrusta, se puede cambiar hasta un máximo de 50 MB. Está en Herramientas - Opciones - Pestaña General - Vincular archivos de sonido mayores de: 10000 KB. Esto haremos que se incrusten todos los archivos que sean menores de 10 MB.
Aún así el dichoso archivo seguía sin incrustarse. Por lo visto resulta que PowerPoint sólo incrusta archivos de sonido de extensión WAV, y el mío era mp3. Naturalmente, cambiar la extensión "a mano" es como arrancarle a tu Renault su marca y poner la de un Mercedes. No deja de ser un Renault.
Probé a cambiar el formato con algún conversor, pero el archivo WAV resultante ocupaba como cinco o seis veces más que el mp3, de modo que la presentación pesaba demasiado.

Como bien dice el texto, PowerPoint por defecto no vincula archivos mayores de 100Kb. para cambiarle el ajuste y ponerle un máximo de 50 Mb nos dirigimos a las Opciones de PowerPoint y después en la pestaña Avanzadas cambiamos el valor 100 Kb. por el deseado o por el máximo de 50 Mb.

http://i.imgur.com/4dNoF.png http://i.imgur.com/eppLy.png

Para incrustar el audio a la presentación se puede hacer en dos ubicaciones, la primera desde la cinta de Insertar y la segunda desde la cinta de Animaciones. Yo les recomiendo que lo hagan en esta última opción, lo que ocurre es que solo se pueden insertar archivos WAV.

http://i.imgur.com/R8Tia.png

http://i.imgur.com/6Ws7C.png

Aquí es donde se presenta el problema gordo y es que los archivos en MP3 no los podemos incrustar y los WAV ocupan mucho. Para solucionar esto existe un programa que lo único que hace es coger el archivo MP3 y le incluye una cabecera de WAV. De hecho, este programa genera un archivo WAV con el mismo nombre que el archivo MP3 que se le proporciona, pero con una cabecera que engañará al PowerPoint y el tamaño del archivo resultante es el mismo que el del MP3.

Este programa se llama WaveMP3, es gratuito y muy fácil de manejar. Basta solo con abrirlo y arrastrar el archivo MP3 encima del icono que nos saldrá en la pantalla. Acto seguido nos creará un archivo igual que el que tenemos pero con extensión WAV.

http://i.imgur.com/nJxp4.png

Se puede descargar el programa desde su página oficial: http://wavemp3.videoripper.org

Una vez que terminemos con el audio lo insertamos de la manera que más nos convenga y ya tendremos nuestro archivo PowerPoint bastante reducido de tamaño.

http://imgur.com/082ZM.png Compresión del archivo final
Para finalizar solo falta un último paso y es el de comprimir el archivo final o presentación. Para esto utilizaremos PPTminimizer, y en tan solo 3 pasos veremos un notable cambio. Primero buscamos el archivo, luego seleccionamos el tipo de compresión y por ultimo pulsamos en el botón Optimizar.

http://i.imgur.com/ZYrzP.png http://i.imgur.com/9umsH.jpg

Este programa lo podemos descargar del siguiente link: http://www.intercambiosvirtuales.org...-y-optimiza-el

Con estos sencillos pasos reduciremos notablemente el tamaño de nuestros PowerPoint, espero que les sea de ayuda.

Agradecimiento Quiero agradecer a Baduser y a Felina05 la paciencia que tuvieron ese día conmigo y otros muchos. Sin ellos no hubiera podido acabar mi proyecto ni haber confeccionado este texto.